TEMAT SZKOLENIA: Elektroniczny Obieg Dokumentów
TERMIN SZKOLENIA: Do ustalenia – zapytaj nas o termin
LOKALIZACJA: Warszawa lub inne miasto
TRENER: 25 lat w branży, a szkolenia przeprowadza od 2000r.
CENA: 1100 800 zł + 23% VAT
RABATY: Atrakcyjne rabaty w zależności od ilości kursantów
Przykładowy harmonogram:
08:30 – 10:00 Pkt 1-3 z Agendy
10:00 – 10:10 Przerwa kawowa
10:10 – 11:40 Pkt 4 z Agendy
11:40 – 12:20 Obiad
12:20 – 13:30 Pkt 5 z Agendy – Warsztaty
13:30 – 13:40 Przerwa kawowa
13:40 – 15:10 Pkt 6 z Agendy – Warsztaty
15:10 – 15:20 Przerwa kawowa
15:20 – 16:30 Pkt 6 z Agendy – Warsztaty
Celem szkolenia Elektroniczny Obieg Dokumentów jest omówienie oraz przestawienie:
- Zasad przygotowania dokumentacji do elektronicznego obiegu zgodnie z nową instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt
- Aktualne uregulowania prawne odnoszące się do tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów
- Zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi trafiającymi do i wytwarzanymi w danej jednostce organizacyjnej
- Proces prawidłowego przechowywania i archiwizacji e-dokumentacji
Metodyka szkolenia:
Szkolenie z Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją ma charakter intensywnych zajęć wykładowych, prowadzonych przez praktyków posiadających przygotowanie i doświadczenie w zakresie archiwizowania i obiegu dokumentacji, z elementami case studies i dyskusji.
- 1. RODZAJE DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ LUB TWORZONEJ W URZĘDZIE I WŁAŚCIWE Z NIĄ POSTĘPOWANIE
a) Dokument przekazany e-mailem, na informatycznym nośniku danych, na skrzynkę podawczą ePUAP, dokument papierowy
b) Kategorie dokumentacji, Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
c) Dokumentacja Projektów Unijnych - 2. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE
a) Instrukcja Kancelaryjna określająca zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dający klasyfikację i kwalifikację akt występujących w Urzędzie-zasady rozszerzania i konstrukcji
b) Instrukcja Archiwalna określająca zasady działania archiwum zakładowego w Urzędzie oraz formy i sposoby porządkowania dokumentacji w podziale na kategorie archiwalne do przekazania do archiwum i inne akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie
c) Punkty zatrzymania pisma w obiegu (rejestracja, dekretacja, zakładanie spraw, podpisywanie)
d) Znakowanie pism (komórka merytoryczna i nie merytoryczna)
e) Stosowanie JRWA do zakładanych spraw papierowych i elektronicznych
f) Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórki organizacyjnej – przerejestrowanie spraw niezakończonych - 3. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE W EZD i W SYSTEMIE TRADYCYJNYM
a) Zadania punktów kancelaryjnych otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki od otwierania, wprowadzanie metadanych- rejestracja wpływów w Rejestrze Przesyłek
Wpływających (naklejanie identyfikatora) – wyjątki od rejestrowania, skanowanie-wyjątki, rozdział przesyłek, tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie, prowadzenie składu informatycznych nośników danych, wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego
b) Zadania kierowników komórek organizacyjnych, dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym, podpisem odręcznym
c) Zadania prowadzących sprawy: zakładanie spraw –nadawanie znaku sprawy na piśmie, uzupełnianie metadanych, sporządzanie dekretacji zastępczej, prowadzenie kompletnych akt sprawy elektronicznych i papierowych, prowadzenie metryk spraw w EZD, sporządzanie projektów pism, wysyłka pism w EZD ,dbanie o kompletność akt sprawy w EZD w przypadku sprawy elektronicznej, archiwizacja akt spraw zakończonych elektronicznych w EZD i przekazanie do archiwum zakładowego,
archiwizacja akt spraw z Teczek Aktowych - 4. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD
udostępnianie pism w Urzędzie do wiadomości i w celu uzyskania informacji zwrotnej, w dwóch trybach : wkładu własnego i trybie do edycji - 5. ARCHIWIZACJA AKT SPRAW ZAKOŃCZONYCH-PAPIEROWYCH W URZĘDZIE
Porządkowanie wewn. teczek aktowych o różnych kategoriach archiwalnych do archiwum zakładowego, Paginacja/Foliacja, Opisy teczek - 6. WARSZTATY- 50 zadań z instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej
- Przygotowanie merytoryczne oraz przeprowadzenie szkolenia
- Zapewnienie wykwalifikowanej kadry dydaktycznej posiadającej duże praktyczne doświadczenie w/w zagadnieniu
- Przygotowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników szkolenia
- Wsparcie po szkoleniowe w formie elektronicznych konsultacji z Trenerem w ciągu miesiąca od zakończenia szkolenia
- Wyposażoną salę szkoleniową z cateringiem (dwie przerwy kawowe i lunch)
- Wykwalifikowany trener: 25 lat w branży a przeprowadza szkolenia od 2000 r.
- Autorskie materiały szkoleniowe w języku polskim plus notes i długopis
- Uczestnicy szkolenia otrzymują certyfikaty uczestnictwa sygnowane przez FlexNet Sp. z o.o.
- Sporządzamy listę obecności uczestników każdego dnia szkoleń
- Na życzenie Klienta, przeprowadzamy na koniec zajęć test sprawdzający wiedzę